採用したAI Crewに、自社のことを教えます
AI Crewは担当する役割の基本を身につけてやって来ますが、自社の製品や規定、仕事の進め方は知りません。最初に会社のことを伝えるとその基準で働き、一緒に働く中で残りを学びます。このページでは、採用した直後から息が合うようになるまで、何をどの順序で伝えればよいかをまとめました。
このような方へ：AI Crewを採用したばかりの方や採用を控えている管理者、そしてAI Crewの担当者の方におすすめします。
AI Crewが知っていることは、3つの段階で積み重なります
あとの段階は、前の段階を変えずに加わります。自社が伝えたことやAI Crewが学んだことは、自社の中にだけ残ります。
役割ごとの専門知識と業務手順、サービスやツールの使い方、安全のための原則と任せない仕事を、採用した時点から身につけています。改めて教える必要はありません。
製品とサービス、業界で使う言葉、規定・決裁の基準・様式、業務手順と組織図を、管理者と担当者が伝えます。この段階によって、AI Crewが自社のやり方で働けるようになります。
メッセンジャー・コマンド画面・メール・決裁・予定で経験したことを記憶し、担当者が直した内容を次の仕事に反映します。一緒に働くほど息が合っていきます。
採用後の最初の1週間は、このように教えます
一度にすべての資料を入れようとせず、任せる仕事から決めて必要なものだけを伝えるほうが早く進みます。
- 任せる仕事と担当者を決めるどの仕事を任せるかを決め、担当者を指定します。担当者は、AI Crewの結果を確認して直す人です。
- 必ず守るルールから書く「10万ウォンを超える支出はチームリーダーの決裁」のように、間違えると困るルールを先に文章で書いておきます。AI Crewは下書きをつくるときや仕事を進めるときに、このルールを確認します。
- 資料がある場所を連携する製品資料や業務の様式が集まっているドライブを連携し、法令のように必要な共通ナレッジを選んで追加します。資料を新たに移す必要はありません。
- 使う範囲を決める人事規定は人事業務のAI Crewだけ、製品資料は相談・マーケティングのAI Crewが使う、というように分けます。どんな場合でも、AI Crewは仕事を任せた人が見られる範囲を超えられません。
- 小さな仕事から任せてみるよく行う仕事を1つか2つ任せてみます。回答や下書きに付いた根拠を見て、伝えた基準どおりに働いているかを確認します。
- 直して、記憶を確認する間違った部分は、会話ですぐに直します。AI Crewが何を記憶しているかは記憶タブで確認し、合わない記憶は外します。
会社の資料を伝える5つの方法
方法ごとに、今使えるかどうかもあわせて表示します。
会社の資料をアップロード
管理コンソールやAgentHubのナレッジメニューに文書を直接アップロードし、AI Crewが参照できるようにします。会社全体で共有する基準資料を1か所に集める方法です。
- 管理コンソール・AgentHubのナレッジメニュー
- 会社全体の基準資料を1か所に
使っているサービスを連携
ドライブのように、すでに資料が集まっている場所を連携します。資料を移さなくても、AI Crewがその場所の資料をもとに働きます。
- 資料がある場所をそのまま使う
- 任せた人の権限の範囲内でのみ読む
共通ナレッジを選んで追加
法令のようなCrewon標準のナレッジから、自社に必要なものを選んで追加します。毎回いちから整理する必要はありません。
- Crewon標準のナレッジから選択
- 例：法令
守るべきルールを書いておく
「10万ウォンを超える支出はチームリーダーの決裁」のように、自社のルールを文章で書いておきます。AI Crewは下書きをつくるときや仕事を進めるときに、このルールを確認します。
- 普段使う言葉で書く
- 下書き・進行のときにAI Crewが確認
会話で伝える
メッセンジャーやAI Crewのコマンド画面でファイルを渡して説明すると、AI Crewがその内容をもとに働きます。新製品の紹介資料のように、急いで伝えたい資料に向いています。
- メッセンジャー・コマンド画面にファイルを添付
- PDF・画像の添付に対応
業務領域ごとに伝えるとよいもの
以下は例です。自社で実際に使っている資料とルールで埋めていってください。
| 業務領域 | 伝えるとよい資料 | 書いておくとよいルールの例 |
|---|---|---|
| マーケティング | ブランド紹介、製品の詳細情報、過去のキャンペーンの結果 | 「広告文は公開前に担当者が確認」 |
| カスタマーサポート | よくある質問、交換・返金の基準、配送案内 | 「返金の約束は相談員が確認した後に限る」 |
| 購買・貿易 | 取引先リスト、発注様式、輸入書類のチェックリスト | 「新しい取引先への初回発注はチームリーダーの決裁」 |
| 経営支援・財務 | 費用処理の基準、承認ルート、勘定科目の案内 | 「10万ウォンを超える支出はチームリーダーの決裁」 |
| 人事・労務 | 就業規則、休暇規定、入社書類のリスト | 「給与・評価の資料は人事担当者のみ閲覧」 |
| 営業 | 製品の価格表、提案書の様式、顧客企業の情報 | 「割引率が10%を超える見積もりは本部長が確認」 |
誰が決めた資料かを区別します
AI Crewが参照する資料は、どこから来たかによって3つに分かれます。
| どこから来たか | 例 | 誰が管理するか |
|---|---|---|
| Crewon標準 | 法令などの共通ナレッジ | Crewon。自社では選んで追加して使います |
| 自社 | 業務のルール、連携したドライブの資料、会話で渡したファイル | 自社の管理者と担当者 |
| 仕事の中で学んだこと | 会話・メール・決裁から蓄積された記憶 | AI Crewが蓄積し、人が記憶タブで確認して外します |
教えた内容を管理する方法
伝えた資料と学んだ記憶は、人が継続して管理します。資料の管理機能はベータです。
- 新しく入れたナレッジやAI Crewが提案したナレッジは、担当者が確認してから使います
- 資料ごとに、組織全体・特定のチーム・特定のAI Crewのうち、どこまで使うかを決めます
- AI Crewが回答や下書きに使った根拠の資料を、一緒に表示します
- 根拠が誤っていれば資料を直します。AI Crewは変更された資料を基準に働きます
- ルールが変わったら、書いておいた文章を直します
- 使わなくなった資料は削除します
- 記憶タブで外した記憶は、30日以内なら元に戻せます
働きながら学んだことは、このように確認します
AI Crewは、メッセンジャーのチャットルーム、コマンド画面の会話、受信メール、電子決裁、予定で経験したことを記憶します。担当者が「この取引先は常に前金30%」のように直すと、次の仕事に反映します。
AI Crewが何を記憶しているかは、記憶タブでグラフとして見られます。合わない記憶や残したくない記憶は外し、誤って外した場合は30日以内に元に戻せます。記憶は会社ごとに分離され、他社のAI Crewと混ざることはありません。
会社の資料を伝える場面
以下の場面は、架空の会社、株式会社オンダムリビング（オンラインの生活用品ブランド）を例にした事例です。
経営支援チームのリーダーが「OEMサンプル費用が10万ウォンを超える場合はチームリーダーの決裁」というルールを書いておきます。
商品企画の担当者が、AI Crewのコマンド画面に「オンダムのマグセット」の商品説明書PDFを添付し、主な特徴を説明します。
AI Crewがサンプル費用の起案の下書きをつくり、金額が基準を超えるためチームリーダーの決裁が必要だと示します。
相談AI Crewがマグの容量に関する問い合わせに答えるとき、商品説明書を出典として一緒に残します。
よくある質問
文書をまとめてアップロードできますか。
管理コンソールから会社の資料をまとめてアップロードする機能は準備中です。現在は、ドライブのように使っているサービスを連携する、会話でファイルを渡す、ルールを書いておく、という方法をベータで使います。
アップロードした資料が他社のAI Crewに使われることはありますか。
いいえ。会社の資料と記憶は会社ごとに分離されています。
ドライブを連携すると、AI Crewがすべてのファイルを読むことになりますか。
いいえ。AI Crewは、仕事を任せた人が見られるファイルだけを読みます。資料ごとに、どのAI Crewが使うかも別に決められます（ベータ）。
Crewon標準のナレッジを自社に合わせて直せますか。
Crewon標準のナレッジは、ここでは変更できません。必要な内容は、自社のルールや資料として別に書いておいて使います。
AI Crewが誤った資料で回答したら、どうすればわかりますか。
回答に出典が表示されるので、どの資料を根拠にしたかを確認できます。誤った資料は直すか削除します。
最初に、資料をどれくらい入れればよいですか。
任せる仕事1つか2つに必要なルールと資料があれば十分です。仕事を任せながら足りない部分を会話で伝え、よく使うものだけを資料として整理すれば大丈夫です。
AI Crewの採用を解除すると、教えた内容はどうなりますか。
採用を解除するときに、それまでに蓄積されたナレッジと指針を引き継ぎます。次のAI Crewがいちから学び直す必要はありません。
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